O que é o controle de estoque?

O controle de estoque é o monitoramento e a análise dos materiais em uma empresa para garantir um bom funcionamento de todas as operações. Sendo assim, nesse processo de monitoramento, é controlado: 

• Das entradas de mercadorias ou insumos para armazenamento na própria empresa, enquanto aguardam uma venda;
• Das saídas de itens devido à venda ou execução de um serviço.

Por isso é tão importante saber como fazer controle de estoque. Ter um estoque equilibrado faz com que a empresa não perca clientes devido à falta de mercadorias ou matérias-primas e nem tenha altos custos com armazenagem. 

Desde caderninhos até sistemas bem mais avançados, o controle do estoque pode ser feito de várias maneiras. Nós recomendamos a adoção de um controle online, mas entendemos se você ainda não estiver pronto.

Importância do controle de estoque em pequenas empresas

De antemão, muitos empreendedores relegam a gestão do estoque a um segundo plano por gerirem um negócio de pequeno porte. Ou seja, esse pensamento faz parte de um mito que deve ser eliminado. 

Fazer uma boa gestão do estoque evita que você e sua empresa perca dinheiro, em todos os sentidos. 

Começando pela redução das perdas por roubos e pela má armazenagem. Com um bom controle de estoque, é possível estimar a quantidade ideal de mercadorias e armazená-las da forma correta.

Outra vantagem desse monitoramento é poder criar promoções melhores e precificar os itens com mais facilidade. Acompanhando as saídas do estoque, você consegue identificar quais produtos vendem mais, menos e a demanda de cada um, podendo se planejar para melhor para as compras.

E, com essa informação, podem ser criadas promoções mais direcionadas e o poder de negociação de prazos e preços com fornecedores aumenta.

Com o estoque abastecido de forma equilibrada, você não perde clientes pela falta de algum item e tem menos gastos com armazenamento de mercadorias. 

Além disso, também é mais fácil definir o que fazer com mercadorias sem giro e próximas ao vencimento quando se conhece a situação do estoque. Nesses casos você pode agir antes e evitar prejuízos maiores, o que é muito importante para quem trabalha com itens perecíveis.

Vale lembrar que, se produto fora do prazo de validade for encontrado na sua empresa pela Vigilância Sanitária, será necessário o pagamento de multas e seu estabelecimento pode até ser fechado, dependendo da gravidade. 

Passo a passo de como fazer controle de estoque

Passo 1: Realize um inventário de estoque

O inventário consiste na listagem de todos os produtos estocados e as quantidades de cada um. Trata-se de um procedimento obrigatório que exige atualização constante. 

À medida que ocorrem as entradas e saídas, é importante revisar os dados do fluxo de caixa e inserir as datas de movimentação. Essa atividade previne falhas e, para ser realizada de modo eficiente, o recomendado é centralizá-la em um colaborador ou equipe.

Passo 2: Automatize o controle de estoque

Controlar o estoque de forma manual aumenta as chances de falhas, além de ser uma tarefa que leva bastante tempo. 

Para agilizar esse processo, é importante automatizar o estoque, ou seja, contratar um sistema que registre todas as movimentações automaticamente e integre todas elas com outros setores, como financeiro, vendas e fluxo de caixa. 

Já existem no mercado vários sistemas de controle de estoque com essas e outras funcionalidades, como a geração de relatórios que apoiam os inventários.

Passo 3: Treine os colaboradores

Seus colaboradores entendem a importância de seguir todas as regras para um bom controle de estoque? Sabem o que deve e o que não deve ser feito?

Para que a gestão do estoque seja efetiva, toda sua equipe deve estar informada sobre todas as atividades da gestão de estoque. É fundamental também que um líder se responsabilize pelo acompanhamento dos colaboradores. 

Passo 4: Otimize o estoque

A quantidade de produtos armazenados deve estar em equilíbrio, sem faltas ou excessos. Para isso, é necessário conhecer a rotatividade das mercadorias, preferências dos consumidores e as possibilidades reais de venda.

Nessa etapa, o inventário também ajuda porque fornece uma análise importante da situação real do estoque, saídas e sazonalidades.

Passo 5: Estabeleça margem de perdas e danos

Mesmo que o estoque seja minimamente controlado, em certos momentos, ocorrerão perdas. Pode até acontecer, inclusive, uma perda dupla (na compra e na venda), caso dos itens com validade vencida.

Sabendo disso, é importante definir um limite de perdas e danos, buscando se manter dentro dessa meta.

Passo 6: Calcule os custos de armazenamento

O controle de estoque em pequenas empresas contém custos relativos ao espaço utilizado, equipe direcionada à atividade, sistemas adotados, perdas e danos, etc.

Calcule todos esses custos e busque alternativas para reduzi-los. 

Passo 7: Promova os produtos parados

Os itens sem giro, ou seja, sem vendas, devem ser alvo de uma estratégia específica para evitar maiores prejuízos.

Promova esses produtos e ofereça descontos para que eles saiam do estoque: mesmo que você não lucre 100%, também não terá um prejuízo de 100%

Passo 8: Cuidado com o picking

Picking é a separação e preparação do pedido a fim de ser entregue ao cliente. É comum acontecerem problemas nesse processo, que geram conflitos com os clientes e mais despesas.

Por isso, tenha um cuidado extra para evitar o envio de produtos com defeitos, errados ou fora do prazo. Com um sistema de controle de estoque, os riscos de problemas no picking são menores, pois você consegue acompanhar cada etapa separadamente.

Como tornar a gestão de estoque mais eficiente?

1. Crie padrões e regras para organizar o estoque

O espaço onde você armazena as mercadorias precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada mercadoria precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar, etc.).

Estabeleça normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de itens.

2. Defina processos e responsabilidades

Quem vai fazer o quê?

Defina os principais processos do seu estoque, quem serão os responsáveis por cada um e a forma de acompanhamento. Acompanhe também alguns indicadores, como:

• Giro do estoque: tempo entre a entrada de um produto no estoque e a sua venda;
• Taxa de retorno: porcentagem que indica a quantidade de itens que retornaram ao estoque após um número determinado de vendas, em dado período;
• Tempo de reposição, que diz respeito ao tempo de abastecimento do estoque.
  

3. Desenhe o fluxo de entrada e saída

Construa um fluxograma ou apenas escreva o passo a passo de cada entrada e saída de mercadorias. Quanto mais clareza você e todos os outros colaboradores tiverem de suas atividades, os riscos de erros são menores e mais rapidamente será possível resolver os problemas. 

4. Controle com rigidez

Nada pode passar batido quando se trata de estoque. O que hoje é apenas um item em falta, futuramente, pode ser uma falta maior. 

Monitore seu estoque constantemente, de preferência a cada semana. Assim, você consegue descobrir e resolver problemas em tempo hábil. 

5. Defina datas e períodos para compras

Com as informações do seu estoque em mãos, converse com seus fornecedores de confiança para negociar quantidades, preço e prazos para pagamento. 

Deixar para solicitar tudo na última hora dá margem para cobrança de preços maiores e prazos mais apertados.

6. Defina volume mínimo e máximo para cada produto

Ter um item de determinado produto é muito ou pouco? E 100 itens? Isso depende de cada caso, da procura, dos fornecedores, de sazonalidades, etc.

Definir os volumes mínimo e máximo para cada produto é importante para manter o estoque equilibrado por mais tempo. Para isso:

• A velocidade da rotatividade (giro de estoque);
• O preço de compra do item;
• Capacidade do estoque;
• Disponibilidade dos fornecedores;
• Tempo entre o recebimento da mercadoria e a distribuição para o cliente final. 

7. Mantenha operação e controle constantes

Organizados os controles, é hora de trabalhar para fazer o processo rodar. Com isso, você verá os ganhos de produtividade e economia de recursos rapidamente.

Principais ferramentas de controle

Algumas ferramentas podem ajudar muito nesse controle. Confira alguns recursos disponíveis:

Planilha de modelo de controle de estoque

Saber que as camisetas vermelhas vendem mais do que as azuis, por exemplo, muda o volume dos pedidos de cada uma. 

Uma planilha de controle de estoque, contém, principalmente: 

• Características;
• Recomendações para armazenagem;
• Quantidades;
• Preço;
• Volume armazenado.

Planilha de entrada e saída de materiais

O fluxo de entrada e saída de materiais é outra dimensão importante do controle de estoque, porque diz respeito a controles de compras (entrada) e vendas (saída), além das perdas.

Registrar as datas de movimentações é essencial para calcular a rotatividade e os demais custos envolvidos.

Planilha de giro de estoque

O giro ou rotatividade de estoque é um indicador que aponta o ritmo de renovação do inventário. Ele é calculado dividindo-se o número de unidades vendidas em um determinado período pelo estoque médio.

Por ser aplicável a diferentes tamanhos de empresa, é um padrão de mercado para medir e avaliar a gestão desse setor. 

A planilha de giro de estoque registra justamente isso, ou seja, o período que um item é adquirido pela empresa e sua venda. 

Ela permite calcular a velocidade de renovação e o tempo médio de permanência de cada produto nas prateleiras. Com ela é possível descobrir também quais itens estão envelhecendo e quais podem ter ficado em falta.

Controle de estoque de receitas recorrentes

O controle de estoque é sempre importante, mas, quando se trabalha com receitas recorrentes, esse processo é ainda mais delicado.

As receitas recorrentes permitem trabalhar com mais previsibilidade. Assim, mensurar a quantidade de clientes e a média de conversão é essencial para sempre estar pronto para as demandas.

Ao ter um fluxo de clientes mais constante, a vazão dos estoques costuma ser maior e assim o dono do negócio pode se planejar adequadamente. 

É importante analisar as métricas, a fim de verificar com maior exatidão as quantidades, a frequência de pedidos, os tipos e organizar informações como as financeiras e de fornecedores. Contar com um apoio de um sistema de gestão para isso é fundamental.

Esse fluxo de análise e abastecimento contribui para que não haja desfalques, fazendo com que a empresa consiga melhorar a reposição dos itens, garantindo os produtos que os clientes estão procurando.

Impacto do relatório gerencial de estoque

O relatório gerencial de estoque é um recurso importante para entender quais produtos apresentam menos ou mais movimento e procura. Ele auxilia o dono da empresa a não se perder das demandas e manter a empresa sempre abastecida, mas de forma equilibrada.

Ele pode ser extraído de planilhas em Excel e de ERPs, que são geralmente integrados aos outros setores da empresa, como falamos. 

Neste último caso, os sistemas podem fazer o cruzamento de informações com o financeiro e com as notas fiscais, permitindo ver como foi a movimentação por período e também como foi o consumo do público.

Conhecendo melhor a demanda de seu mercado e a sazonalidade de alguns itens, você pode se programar para negociar melhores preços, fornecedores e quantidades. 

Além disso, um bom controle de estoque permite estar à frente dos concorrentes e, assim, fidelizar os seus clientes.

4 erros que você precisa evitar na gestão de estoque

1. Aquisição de estoques acima ou abaixo do necessário

É muito importante para todo empreendedor saber exatamente o quanto precisa comprar para atender à sua demanda.

Nesse sentido, as mercadorias excedentes são sempre um custo, já que a maioria delas sofrem depreciação com o tempo ou podem se tornar obsoletas, além do risco de serem danificadas no local de armazenamento.

Já no caso de produtos alimentícios, por exemplo, o problema é ainda mais grave, pois eles têm curto prazo de validade e não poderão mais ser vendidos.

Mas, estoque vazio é sinal de que as vendas foram boas?

Nem sempre. 

Produtos indisponíveis frustram o cliente e resultam em perda de faturamento. O ideal é ter equilíbrio, nem sobras e nem faltas.

2. Não utilizar sistemas para realizar o gerenciamento do estoque

Até é possível gerenciar movimentos de entrada e saída de mercadorias na ponta do lápis ou em planilha de controle de estoque quando a empresa ainda é pequena.

À medida que o negócio se desenvolve, é necessário investir em outros recursos mais avançados de gestão. Do contrário, o crescimento da sua empresa ficará comprometido.

Hoje, as tecnologias estão cada vez mais baratas e não vale a pena arriscar perder clientes pela falta de estoque e retrabalho para corrigir erros. 

3. Não descrever e identificar os itens do estoque

Azul, preto, vermelho, pequeno, médio, grande. Em outras palavras, descrever os produtos é uma tarefa aparentemente supérflua, mas não se engane.

Dessa forma, identifique cada item no estoque com suas peculiaridades. Lembre-se que, quanto mais informações tiver, mais fácil será fazer o controle de estoque.

4. Pensar em valores e não no tempo médio de estocagem

Muitas vezes, os números podem ser traiçoeiros para o empreendedor.

Digamos que, ao pegar as planilhas da sua empresa em um certo momento, um gestor pode verificar que a soma do item A está avaliada em R$ 1.000,00 e a do item B está avaliada em R$ 5.000,00. 

Após cinco dias, ele é surpreendido ao perceber que o item B está esgotado, enquanto ainda há R$ 200,00 reais em estoque do item A.

Quando o gestor já domina o seu mercado, deve pensar no tempo que os itens costumam ficar estocados, não só nos seus valores, evitando assim surpresas desagradáveis.

Ou seja, analise o valor dos itens armazenados e o tempo médio de estocagem de cada um deles.